PANDUAN NOTULENSI MUSYAWARAH DESA
Pengertian
Dalam setiap
Musyawarah Desa pimpinan harus membuat notulen hasil pembahasan untuk dicatat
dan didokumentasikan mencatat dan mendokumentasikan setiap ide, gagasan,
peristiwa dan catatan yang berkembang dalam pembahasan masalah. Notulen
merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan dalam Musyawarah Desa
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang ditunjuk untuk
menjadi penulis risalah disebut notulis. Notulen musyawarah secara sederhana
diartikan sebagai laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam musyawarah, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain
(kata dari notulis).
Fungsi
Notulen
Fungsi notulen
dalam Musyawarah Desa, yaitu: (1) Dokumen dan alat bukti; (2) Sumber informasi
untuk peserta yang tidak hadir; (3) Pedoman untuk musyawarah berikutnya; (4)
Alat pengingat untuk peserta musyawarah; (5) Alat untuk pertemuan semu.
Karakteristik
Notulen
Notulen Musaywarah
Desa yang baik harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut: (1) Lengkap
berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele:
(2) Bahasa notulen mudah dipahami peserta musyawarah; (3) Setiap pembicaraan
ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait; (4) Dapat membantu
pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan; (5) Dapat dijadikan alat
bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan atau sebagai alat bukti di pengadilan
dan lain-lain; (6) Dapat membantu mengingatkan kembali bagi pemangku
kepentingan terkait bila memerlukan lagi notulen tersebut.
Persyaratan
dan Kompetensi Notulis
Menjadi seorang
notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki, yaitu:
(1) Mendengarkan dan menulis; (2) Memilah dan memilih hal yang penting dan yang
tidak penting; (3) Konsentrasi yang tinggi; (4) Menulis
cepat/stenografi/shorthand; (5) Bersikap objektif dan jujur; (6) Menguasai
bahasa teknis atau baku; (7) Menguasai materi pembahasan; (8) Mengetahui dan
memenuhi kebutuhan pembaca notulen; (9) Mengemukakan hasil mendengarkan dengan
cepat, ringkas, dan tepat; (10) Menguasai metode pencatatan secara sistematis;
(11) Menguasai metode pengolahan data; (12) Menguasai berbagai hal yang berkaitan
dengan musyawarah; dan (13) Menyimpulkan hasil musyawarah.
Kewenangan
Notulis
Seorang notulis
dalam Musyawarah Desa memiliki hak dan kewajiban yang melekat dalam tugasnya
agar menghasilkan catatan atau resume hasil musyawarah yang utuh dan baik.
Berikut ini diuraikan beberapa keistimewaan yang harus diperoleh notulis.
yaitu: (1) Notulis diberi informasi terkait latar belakang, tujuan musyawarah,
pokok masalah dan jenis musyawarah sebelum dilaksanakan. Notulis harus
mengetahui susunan acara termasuk pokok masalah atau materi yang akan dibahas
oleh peserta agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notulen;
(2) Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta
musyawarah yang lain pada saat pelaksanaan musyawarah; (3) Notulis
diperbolehkan untuk meminta agar peserta musyawarah menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis; (4) Notulis mempunyai
kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat musyawarah berlangsung; (5)
Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan musyawarah; (6) Agar dapat menyempurnakan notulennya, notulis berhak
berbicara pada setiap sesi pembahasan; (7) Notulis duduk di sebelah pemimpin
musyawarah, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
Pemimpin musyawarah dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau
surat kecil; (8) Apabila musyawarah berlangsung terlalu lama, maka perlu
disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap acara berlangsung dua jam.
Notulis digantikan dengan yang orang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan
konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam musyawarah yang besar
notulis diganti setiap setengah jam; (9) Ketika menyusun notulen, seorang
notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena memerlukan konsentrasi yang
penuh; (10) Jika musyawarah membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan
berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan untuk
menyusun notulen akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya
musyawarah yaitu 3:1. Artinya musyawarah
berlangsung selama 1 jam, maka setelah musyawarah waktu yang dibutuhkan notulis
untuk mengolah data hasil musyawarah ialah selama 3 jam.
Garis-Garis
Besar Notulensi Musyawarah
Isi notulen. Notulen
hasil musyawarah yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Notulen yang lengkap berisi hal-hal
sebagai berikut: (1) Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan
Musyawarah Desa; (2) Sifat musyawarah (rutin, biasa, luar biasa, tahunan,
rahasia dan lain-lain); (3) Hari dan tanggal diselenggarakan Musyawatah Desa;
(4) Tempat musyawarah; (5) Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti
ditulis sampai dengan selesai); (6) Nama dan jabatan pimpinan musyawarah; (7)
Daftar hadir peserta; (8) Koreksi dan perbaikan Musyawarah Desa yang terdahulu;
(9) Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan; (10) Usul-usul atau
perbaikan; (11) Tanggal atau bulan kapan akan diadakan musyawarah kembali; (12)
Penundaan musyawarah dan tanggal penundaan (bila perlu); (13) Tanda tangan notulis
dan pimpinan musyawarah.
Susunan
Notulen Musyawarah Desa
Notulen harus
disusun secara berurutan sesuai dengan topik dan subtopik pembahasan agar tidak
mudah bagi pembaca untuk mempelajari dan merangkai peristiwa. Berikut ini
diuraikan susunan notulen musyawarah: (1) Nomor pertemuan (musyawarah) dan
jenis musyawarah perlu disebutkan; (2)
Jam dimulai pertemuan harus disebutkan demikian waktu berakhirnya, Apabila belum
pasti selesainya, maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai; (3) Daftar
hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notulen; (4)
Meskipun notulen ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus
disebutkan namanya; (5) Nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan
dituliskan, lebih baik ditulis; (6) Setelah musyawarah selesai notulis
mengoreksi kembali setiap catatan penting dan menyalin kembali atau di ketik
dan disimpan dalam penyimpanan, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua;
(7) Bila perlu digandakan untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu
musyawarah, atau dibagikan pada waktu musyawarah berikutnya.