MEMBANGUN KERJASAMA TIM

MEMBANGUN KERJASAMA TIM

Pembelajaran Membangun Kerjasama Tim dimaksudkan untuk meningkatkan kompetensi pendamping dalam hal penerapan konsepsi Membangun kerjasama Tim secara efektif dan efisien dalam melakukan pendampingan masyarakat di Desa. Hal-hal yang dibahas meliputi:

1.       Konsepsi Dasar Membangun Tim yang Efektif dengan subbahasan Pengertian Tim; Perbedaan Kelompok dan Tim; Hakikat dan Ciri Organisasi sebagai Tim Efektif; Kriteria Tim yang efektif; dan Manfaat Membangun Tim yang Efektif.

2.       Kerjasama Dalam Membangun Tim Dinamis dengan subbahasan meliputi: Pengertian Tim yang Dinamis; Unsur-Unsur Tim yang Dinamis; Tahapan Perkembangan Tim; Membangun Rasa Kebersamaan Tim; Peran Individu dalam Tim; dan Membangun Kebanggaan Tim.

3.       Pemecahan Masalah Secara Win-win Solution dengan subbahasan meliputi: Pengertian Konflik; Mengenali Konflik, Respon terhadap Konflik, Sumber-sumber Konflik, Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik, dan Gaya Tanggapan Konflik.

A.     Pengertian Tim yang Dinamis

Mengapa ada tim yang mampu bertahan lama dan ada yang tidak dapat bertahan lama? Apabila berbicara tentang tim, maka ada tim yang dapat mencapai suatu prestasi yang tinggi, namun juga ada yang hanya bertahan beberapa waktu saja. Untuk itu maka diperlukan suatu usaha maksimal agar mampu berperan sebagai tim yang dinamis. Tim dinamis adalah tim yang memiliki kinerja yang sangat tinggi. Tim seperti ini dapat memanfaatkan segala energi yang ada di dalam tim tersebut untuk menghasilkan sesuatu. Tim dinamis merupakan tim yang penuh dengan rasa percaya diri, tim yang para anggotanya menyadari kekuatan dan kelemahannya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama.

B.      Unsur-Unsur Tim yang Dinamis

Apakah manfaat membangun tim dinamis? Tim dinamis memiliki unsur-unsur yang tidak jauh berbeda dengan tim pada umumnya. Adapun unsur-unsur tersebut menurut Richard Y. Chang adalah sebagai berikut:

1.       Menyatakan secara jelas misi dan tujuannya. Visi adalah gambaran akan datang yang merupakan cita-cita, dan selanjutnya visi ini dijelaskan ke dalam bentuk misi. Suatu organisasi atau tim yang dinamis harus mampu menjelaskan misi tersebut ke dalam tujuan-tujuan tim, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Tanpa memiliki tujuan yang jelas, tim tidak akan mengetahui ke arah mana akan melangkah, sehingga akan terombang-ambing oleh bertiupnya angin. Tujuan dan sasaran ini harus dipahami oleh seluruh anggota tim, sebab hal ini akan meningkatkan komitmen diantara mereka. Pemimpin yang dinamis harus mampu memastikan bahwa semua anggota kelompok terlibat dalam perumusan tujuan tim.

2.       Beroperasi secara kreatif. Dalam pelaksanaan, kerja tim sangat kreatif dan dinamis dengan memperhitungkan resiko yang ada dan selalu mencoba cara berbeda dalam melakukan sesuatu. Mereka tidak takut menghadapi kegagalan-kegagalan dan selalu mencari peluang untuk mengimplementasikan teknik yang baru. Mereka bersikap luwes dan kreatif dalam memecahkan masalah.

3.       Memfokuskan pada hasil.Tim yang dinamis mampu menghasilkan melampaui kemampuan jumlah individu yang menjadi anggotanya. Para anggota tim secara terus-menerus memenuhi komitmen waktu, anggaran, produktivitas, dan mutu “produktivitas optimum” merupakan tujuan bersama.

4.       Memperjelas peran dan tanggung jawab. Peran dan tanggung jawab anggota tim jelas. Setiap anggota tim mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan dari dirinya, dan mengetahui dengan jelas peran temannya dalam tim. Tim yang dinamis selalu memperbaharui peran dan tanggung jawab anggotanya sesuai dengan perubahan tuntutan, sasaran dan teknologi.

5.       Diorganisasikan dengan baik. Tim dinamis menjalankan fungsi-fungsi manajemen dengan baik, menetapkan prosedur secara jelas serta kebijakan dengan jelas. Tim juga menginventarisir jenis keterampilan yang dimiliki oleh para anggota timnya.

6.       Dibangun diatas kekuatan individu. Kompetensi individu sangat diperhatikan, sehingga pimpinan tim memahami betul kekuatan dan kelemahan anggota timnya. Oleh karena itu program Pembinaan sangat diharapkan. Pimpinan tim sangat memperhatikan pemberdayaan timnya sehingga dalam pemberdayaan disesuaikan dengan kompetensi anggota tim.

7.       Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain. Dalam tim yang dinamis, kepemimpinan dibagi diantara para anggotanya. Dalam hal ini tidak ada pimpinan yang mutlak. Setiap anggota tim memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi pemimpin tim. Meskipun demikian peran supervisor masih dianggap perlu ada. Dalam Tim dinamis menghargai keunikan setiap individu.

8.       Mengembangkan iklim tim. Tim yang berkinerja tinggi memiliki anggota yang secara antusias bekerja bersama dengan tingkat keterlibatan dan energi kelompok yang tinggi (bersinergi).

9.       Menyelesaikan ketidaksepakatan. Perbedaan persepsi dan ketidaksepakatan akan terjadi dalam setiap tim. Tim dinamis menganggap bahwa konflik merupakan suatu wahana untuk menumbuhkan hal-hal yang lebih positif. Segala konflik akan diselesaikan dengan pendekatan secara terbuka dengan teknik kolaborasi.

10.   Berkomunikasi secara terbuka. Pembicaraannya secara asersi, yakni bicara yang lugas, jujur tetapi tidak melukai pihak lain. Masing-masing anggota kelompok saling memberi dan menerima saran dari anggota kelompok yang lain, komunikasi dilakukan secara timbal balik dan untuk kepentingan bersama.

11.   Membuat keputusan secara obyektif. Dalam pemecahan masalah menggunakan pendekatan yang mantap dan proaktif. Keputusan dicapai melalui konsensus. Setiap anggota kelompok bersedia dan mendukung keputusan tersebut. Anggota kelompok bebas mengutarakan pendapat dan idenya dan mendukung rencana yang telah ditetapkan.

12.   Mengevaluasi efektivitasnya sendiri.Evaluasi dilaksanakan secara terus menerus dengan tujuan untuk melihat bagaimanakah pelaksanaan rencana selama ini. Penyempurnaan dilaksanakan secara berkelanjutan dan manajemen proaktif. Apabila muncul masalah kinerja, mereka bisa segera memecahkannya sebelum menjadi permasalahan yang serius.

C.      Tahapan Perkembangan Tim

Pada dasarnya dalam membangun tim yang dinamis mempunyai tahapan sebagai berikut (Peter Senge):

1.       Forming (pencairan bentuk)

2.       Storming (mencari jati diri tim)

3.       Performing (tim mulai menunjukkan kinerja)

4.       Transforming (tim mulai terbiasa dengan budaya kerja baru)

Mewujudkan tim yang dinamis tidak mudah, tetapi merupakan rangkaian perkembangan setahap demi setahap. Tahapan tersebut dalam bahan ajar ini akan dijabarkan mengacu pada pendapat Richard Y. Chang yang dimuat dalam bukunya “Membangun Tim yang Dinamis”.  Adapun tahapan perkembangan tersebut adalah sebagai berikut:

1.       Menetapkan arah (Drive)

Dalam tahap ini Tim harus memfokuskan pada misinya dan membuat garis besar strategi yang akan ditempuh serta menetapkan tujuan, prioritas dan prosedur kerja serta peraturan bagi Tim anda.

2.       Bergerak (Strive)

Dalam tahap ini peran dan tanggung jawab anggota tim ditetapkan dengan jelas. Dalam tahap ini beberapa kendala akan dihadapi dengan penuh bijaksana bersama dengan seluruh anggota Tim, sehingga seluruh permasalahan dapat dihadapi dengan arif dan bijaksana.

3.       Mempercepat gerak (Thrive)

Fase ini dimungkinkan untuk meningkatkan produktivitas secara maksimal. Dalam memecahkan masalah menggunakan umpan balik dari sesama anggota, manajemen konflik, kerjasama dan pembuatan keputusan yang efektif. Penguasaan terhadap wilayah secara cepat dan efektif dengan daya tahan yang tangguh.

4.       Sampai (Arrive)

Dengan kerja sama tim yang kompak,tim akan mencapai puncak dengan mengatasi semua kendala-kendala yang ada, yang pada akhirnya mencapai prestasi yang luar biasa. Namun apabila dalam fase ini belum mencapai puncak idealnya,dilakukan peninjauan kembali tim dengan melaksanakan konsolidasi upaya, misalnya berkoordinasi secara maksimal. Disamping itu perlu meninjau kembali sasaran-sasaran yang telah ada, masih relevan atau tidak.

D.     Membangun Rasa Kebersamaan Tim

Adakah manfaat membangun rasa kebersamaan dalam sebuah tim? Tahapan-tahapan dalam membangun tim yang dinamis tersebut akan berjalan dengan seksama, apabila anggota-anggota tim mampu membangun rasa kebersamaan secara efektif. Untuk membangun rasa kebersamaan di dalam suatu tim, maka setiap anggota kelompok harus mampu untuk menerima keragaman anggota tim. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan setiap tim terdiri dari berbagai individu yang memiliki latar belakang, perilaku, pengalaman yang berbeda-beda. Tidak ada seorang manusiapun yang diciptakan sama termasuk orang yang kembar sekalipun. Tim akan efektif apabila dibangun berdasarkan kebersamaan, tidak memandang pangkat, suku dan golongan, menunjukkan rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi oleh keterbukaan. Oleh karena itu, anggota suatu tim hendaknya memiliki karakteristik yang berorientasi pada opini, persamaan, serta tujuan.

Adapun penjabaran karakteristik anggota tim yang berorientasi pada opini, persamaan, dan tujuan, masing-masing adalah sebagai berikut:

Berorientasi pada Opini: 1.       Berlawanan dengan orang yang bersifat dogmatis, akan mengarahkan pada tindakan tidak mengutuk orang lain; 2.       Memperkenalkan gagasannya tanpa mengusulkan atau bahkan mengisyaratkan agar orang lain memberi posisi istimewa pada gagasannya; 3.       Saling meminta ide dari anggota kelompok yang lain, bukan berorientasi pada gagasan perorangan; 4.       Tidak hanya memfokuskan pada idenya sendiri, tetapi menginvestigasi pendapat orang lain. Berorientasi pada Persamaan: 1.       Anggota tim yang berorientasi pada persamaan melihat keragaman sebagai suatu keunggulan. Perbedaan yang dimiliki dapat dipakai untuk mengecek setiap sisi, sudut, puncak dan dasar suatu masalah; 2.       Mengandalkan semua anggota; 3.       Kepercayaan kepada anggota tim meningkatkan produktivitas. Berorientasi pada Tujuan: 1.       Tim yang terdiri dari anggota yang berorientasi pada tujuan, kecil kemungkinan akan timbul konflik di dalamnya yang disebabkan oleh keunikan masing-masing kelompok; 2.       Keseluruhan anggota tim berorientasi pada tujuan yang sama; 3.       Anggota tim mengakui bahwa masing-masing anggota memiliki tujuan, dan kemungkinan tujuan tersebut bertentangan dengan tujuan tim; 4.       Keunikan anggota tim yang muncul segera dapat diatasi, tidak dibiarkan melahirkan masalah baru. (Sukses Melalui Kerjasama Tim, Richard Chang, PT Pustaka Binaman Pressindo)

Hal apakah yang akan kita perhatikan? Dalam rangka membangun kerjasama tim, perlu juga memperhatikan hal-hal sebagai berikut: meningkatkan umpan balik sesama anggota tim, memiliki komitmen untuk menyelesaikan konflik, bekerja sama untuk meningkatkan kreativitas dan menangani dalam pembuatan keputusan.

E.       Peran Individu dalam Tim

Keberhasilan suatu tim sangat tergantung dari peran individu-individu dalam tim tersebut. Ada lima peran individu dalam suatu tim yang berhasil. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Driver  : Mengembangkan gagasan, memberi arah, menemukan hal-hal baru.

Planner           : Menghitung kebutuhan tim, merencanakan strategi kerja, menyusun jadwal.

Enabler           : Ahli memecahkan masalah, mengelola sarana/sumber daya menyebarkan gagasan, melakukan negosiasi.

Executor         : Mau bekerja menghasilkan output, mengkoordinir dan memelihara tim.

Controller       : Membuat catatan,mengaudit dan mengevaluasi kemajuan tim.

F.       Membangun Kebanggaan Tim

Perlukah membangun kebanggaan tim? Tim dinamis akan senantiasa mempertahankan prestasinya secara maksimal. Oleh karena itu mempertahankan kinerja tim sangat diharapkan. Ini berarti bahwa perlu ada suatu usaha untuk memotivasi tim secara efektif agar mampu membangun kebanggaan tim.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan tim agar anggota tim mampu membangun kebanggaannya adalah sebagai berikut:

1.       Memotivasi Anggota Tim untuk Berkomitmen.Dalam memotivasi ini terlebih dahulu tentukan faktor-faktor apakah yang dapat mempengaruhi orang tersebut termotivasi dengan baik. Tanpa mengetahui hal ini proyek besarpun belum tentu merupakan faktor stimulus. Setiap individu memiliki motif yang berbeda-beda, misalnya ada orang timbul harga dirinya dengan menghargai kinerjanya, tetapi orang lain belum tentu demikian.

2.       Memotivasi Anggota Tim yang Tidak Termotivasi. Tidak setiap anggota tim memiliki motivasi yang sama. Ada anggota tim yang produktif, ada pula yang enggan berpartisipasi secara aktif. Untuk itu diperlukan beberapa strategi yang jitu. Strategi tersebut antara lain: (1) dapatkan nasihat dari mereka, (2) jadikan mereka guru, (3) libatkan mereka dalam presentasi dan delegasikan kepada mereka proyek bintang.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam membangun kerjasama tim adalah perlunya meningkatkan kerja sama tim yang efektif. Kunci utamanya adalah adanya komunikasi yang efektif (dibahas dalam mata sajian komunikasi yang efektif), mendengarkan secara aktif, mampu memotivasi anggota tim serta menyelesaikan konflik secara efektif. Teknik penanganan konflik akan dibahas dalam pokok bahasan berikutnya.

Dilihat dari tahapannya (baik menurut Peter Senge maupun Ricard Y.Chang), apabila suatu tim telah mencapai tahap ketiga (performing maupun thrive) sampai dengan tahap keempat (transforming maupun arrive), maka akan timbul suatu kebanggaan tim.[]